Les justifications budgétaires (parfois appelées « narratifs budgétaires ») sont un élément clé des demandes de subvention standard. La plupart des demandes de subvention comprennent également une page de couverture, un résumé, une déclaration des besoins, une description du projet, un budget détaillé, diverses annexes et d’autres documents justificatifs. Ces éléments de la demande varient légèrement d’un financeur à l’autre. Par exemple, pour la partie budgétaire d’une demande, certains financeurs peuvent demander une feuille de calcul complexe accompagnée d’une justification budgétaire détaillée, tandis que d’autres peuvent demander un simple aperçu d’une page des activités planifiées et des dépenses totales prévues. Certains financeurs limitent la longueur de la justification du budget à un nombre de pages déterminé, tandis que de nombreux autres financeurs n’imposent pas de limite de pages pour cette section. Certains financeurs peuvent énumérer des catégories budgétaires spécifiques à utiliser, tandis que d’autres laisseront l’organisation des postes budgétaires à votre discrétion. Il est donc important de prêter une attention particulière aux lignes directrices du financeur et de l’appel d’offres sur lesquels vous travaillez et de suivre ces instructions à la lettre. Voici quelques conseils généraux à garder à l’esprit lorsque vous vous attaquez à la partie justification du budget de votre demande de subvention, quel que soit le bailleur de fonds auquel vous vous adressez.
Un point essentiel à souligner est que le budget et la justification budgétaire sont des éléments centraux de toute demande de subvention. Ils ne doivent pas être traités comme une réflexion après coup, mais idéalement abordés dès le début du processus, plutôt que laissés pour la fin. Cette démarche renforce non seulement la qualité de votre budget et de sa justification, mais aussi celle du récit de votre projet. Le processus d’élaboration du budget vous pousse à examiner chaque activité avec suffisamment de détails pour pouvoir en estimer le coût. Le faire tôt permet d’intégrer ces détails dans le récit du projet. Cela vous permet également de vérifier si ce que vous proposez est financièrement réalisable, en respectant le plafond budgétaire et la période d’exécution de la subvention. Si ce n’est pas le cas, vous aurez plus de temps pour ajuster le plan de projet avant qu’il ne soit trop tard. En substance, une demande de subvention est une proposition financière : vous demandez des fonds à un bailleur pour réaliser des activités précises. Prioriser le développement du budget dès la rédaction de la demande est donc une bonne pratique.
Qu’est-ce qu’une justification budgétaire ?
La justification budgétaire accompagne le budget. Alors que le tableau budgétaire liste tous les coûts nécessaires à la mise en œuvre du projet proposé, la justification budgétaire explique en détail chaque poste de dépense. L’objectif est de décrire à la fois comment ces coûts ont été calculés et pourquoi ils sont indispensables pour mener à bien le projet.
Pour simplifier :
- Le récit du projet décrit ce que vous proposez en mots,
- Le budget le décrit en chiffres,
- La justification budgétaire décrit votre budget en mots, en expliquant comment les coûts ont été estimés et pourquoi ces dépenses sont nécessaires pour réaliser les activités détaillées dans le récit du projet.
Cette perspective souligne l’importance d’une parfaite cohérence entre ces trois parties. Votre but est que les évaluateurs ne se posent aucune question sur ce que vous comptez faire (les activités précises), comment vous comptez le faire (les ressources nécessaires dans un certain délai, détaillées dans le budget) et pourquoi vous avez besoin des fonds demandés (expliqué dans la justification budgétaire).
À quoi ressemble une justification budgétaire ?
Pour illustrer l’importance de cette cohérence, prenons un exemple simple. Le budget indique que nous demandons 23 025 $ pour les déplacements, et le récit du projet précise que « les membres de l’équipe présenteront chaque année les résultats lors de la conférence Education à Washington, D.C. » et qu’ils « conduiront des groupes de discussion avec des éducateurs et employeurs dans l’État ». Ici, on comprend que le besoin de frais de déplacement est implicite dans le récit, et ce coût est inclus dans le budget, mais cela peut ne pas être clair pour l’évaluateur. Ce dernier peut se demander pourquoi un tel montant est nécessaire. La justification budgétaire permet alors d’éclaircir ce point en détaillant précisément le calcul et en montrant que ces coûts sont raisonnables.
Dans la justification, il faut expliquer comment les coûts ont été estimés et pourquoi ils sont indispensables. Dans notre exemple, les phrases en bleu expliquent le calcul, et celles en vert justifient chaque dépense. Nous sommes précis dans nos calculs, en montrant toutes les opérations ayant mené au total demandé. Nous reprenons aussi les termes du récit du projet pour faciliter la comparaison par les évaluateurs. Par exemple, si l’activité de présentation des résultats est notée « Composante 6 » dans le récit, vous pouvez le mentionner dans la justification budgétaire pour renforcer la cohérence.
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Exemple de justification budgétaire
Déplacements : 23 025 $
Nous avons alloué un total de 23 025 $ sur cinq ans pour les déplacements liés aux conférences et activités du projet. Le budget prévoit 2 460 $ par déplacement chaque année, pour permettre à deux membres clés (le directeur de projet et le responsable de recherche) de voyager de Kansas à Washington, D.C. pendant les cinq ans du projet pour présenter les résultats annuels à la conférence Education. Le coût par déplacement comprend : billet d’avion (600 $ x 2 personnes), trois nuits d’hôtel (225 $ par personne), repas et frais divers (60 $ par personne sur 3 jours), totalisant 2 460 $. Soit 2 460 $ x 5 ans = 12 300 $.
De plus, 2 145 $ par an sont prévus pour les déplacements des membres de l’équipe effectuant des groupes de discussion liés à la recherche sur les parcours professionnels. Deux membres (le responsable de recherche et un assistant) passeront 6 jours par an à parcourir l’État du Kansas. Les coûts comprennent : 1 000 miles à 0,535 $/mile, hébergement (95 $ par personne x 5 nuits), et per diem (55 $ par personne x 6 jours). Coût annuel : 2 145 $, soit 2 145 $ x 5 ans = 10 725 $.
Total déplacement = 12 300 $ + 10 725 $ = 23 025 $.
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Comment commencer la rédaction d’une justification budgétaire ?
Avant de commencer, étudiez bien l’appel à projets et ses exigences : modèle de budget, limite de pages, postes obligatoires, etc. Ensuite, rédigez la justification en parallèle avec votre tableau budgétaire, ligne par ligne, en expliquant chaque coût. Gardez à l’écran le récit du projet (si déjà rédigé) pour pouvoir faire référence aux activités spécifiques. Cela facilitera la lecture et assurera que toutes les activités du récit ont un coût associé.
La justification doit couvrir toutes les grandes catégories budgétaires (personnel, charges sociales, déplacements, équipement, fournitures, autres coûts directs, frais indirects) ainsi que toutes celles exigées par le bailleur. Organisez-la dans le même ordre que le budget, avec les mêmes titres. Cela facilite la rédaction et la lecture.
Pour chaque section, anticipez les questions des évaluateurs et apportez des réponses claires. Parfois, il est utile de laisser reposer le texte puis de le relire à tête reposée, ou de le faire relire par un collègue non familier du projet, pour détecter les points flous. Répondez à ces questions dès la rédaction pour éviter un refus dû à un manque de clarté.
Comment réviser la justification budgétaire ?
Une fois la justification rédigée, relisez-la en vous posant des questions clés (voir la liste de vérification en annexe). Si toutes les réponses sont positives, vous pouvez être sûr de la qualité de votre justification. Sinon, retravaillez-la.
Pourquoi est-ce important ?
Un budget justifié de manière complète et réaliste montre que votre projet est bien pensé, que vous avez un plan clair, et que vous comprenez les coûts nécessaires pour réussir les activités dans le délai imparti. Cela renforce votre crédibilité auprès des évaluateurs et leur donne confiance dans la pertinence de votre projet. Ils connaissent généralement les coûts liés aux activités proposées, donc une bonne justification les convaincra que toutes les dépenses sont nécessaires, et réduira les risques que votre demande soit écartée faute de clarté.
En résumé, un budget bien justifié est la meilleure garantie d’une analyse financière positive par le bailleur. En suivant les conseils de cet article, vous améliorerez la qualité de vos justifications budgétaires et augmenterez vos chances d’obtenir la subvention.
