Par Sandy Trowbridge, Chargée du Développement des Subventions
Un cycle de subvention standard comprend généralement une phase de pré-demande, une phase d’attribution, et une phase de mise en œuvre. Lorsqu’on se trouve dans la phase de pré-demande (où l’on recherche et soumet des candidatures), il est utile de garder à l’esprit certains éléments clés liés à la phase de mise en œuvre et de suivi (c’est-à-dire après que la subvention est attribuée). Cela permet non seulement de renforcer la qualité de votre demande, mais aussi de s’assurer que votre organisation pourra mettre en œuvre efficacement le projet si la subvention est obtenue.
Que peuvent faire les rédacteurs de subventions pour favoriser une bonne mise en œuvre dès la phase de pré-demande ?
Examiner attentivement les exigences de mise en œuvre et de suivi dès le départ.
Il existe souvent de nombreuses obligations en matière de rapports financiers et de suivi des activités que votre organisation devra respecter si elle reçoit la subvention. Par exemple, certains bailleurs peuvent exiger des mises à jour budgétaires mensuelles, d’autres des rapports d’activités trimestriels. Ces exigences nécessitent la collecte continue de données et un suivi rigoureux des dépenses, ce qui mobilise du temps et du personnel. Vous pouvez avoir une idée générale de ces obligations en consultant l’appel à propositions ainsi que le site du bailleur, qui fournit souvent plus de détails. Dans le cas d’un financement gouvernemental, il peut aussi être pertinent de lire la législation d’autorisation.
Posez-vous les bonnes questions : votre organisation dispose-t-elle des compétences techniques, des ressources humaines et des systèmes nécessaires pour gérer le projet et respecter les exigences de suivi ? Pouvez-vous adapter votre plan de projet en tenant compte de ces exigences ? Si ce n’est pas le cas, il vaut peut-être mieux privilégier une autre opportunité plus adaptée. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des pénalités financières ou ternir la réputation de votre organisation, ce qui pourrait nuire à vos chances d’obtenir d’autres subventions.
Faire relire la proposition par l’équipe chargée de la mise en œuvre.
Si vous n’êtes pas la personne responsable de la mise en œuvre du projet, faites relire votre proposition par un ou plusieurs membres de cette équipe (gestionnaires de projet, comptables, spécialistes de l’approvisionnement, etc.) avant soumission. Grâce à leur expérience, ils peuvent avoir une vision plus réaliste des délais ou des coûts associés à certaines activités. Leur faire valider le budget et la description du projet permet d’obtenir leur adhésion dès le départ et d’intégrer leurs bonnes pratiques dès la conception du projet.
Vérifier que vos politiques et procédures internes sont bien documentées.
De nombreux bailleurs évaluent la capacité organisationnelle avant d’attribuer des fonds. Ils veulent s’assurer que vous disposez des contrôles internes, des ressources humaines et des outils nécessaires pour gérer efficacement la subvention. Pour vous y préparer, posez-vous les questions suivantes :
-
- Avez-vous un système comptable qui permet de suivre les coûts et le temps du personnel par projet ?
- Enregistrez-vous correctement toutes les pièces justificatives (factures, reçus, validations) pour faire face à un audit éventuel ?
- Vos politiques internes incluent-elles des contrôles suffisants pour prévenir les fraudes ou abus ?
- Votre politique d’approvisionnement prévoit-elle des règles sur les conflits d’intérêts et des procédures claires pour la sélection des fournisseurs ?
- Avez-vous des outils pour collecter et analyser des données qualitatives et quantitatives durant toute la durée du projet ?
Si vous répondez « non » à l’une de ces questions, travaillez avec la direction pour combler ces lacunes dès maintenant. Cela vous permettra de postuler en toute confiance à des financements locaux, provinciaux, fédéraux ou de fondations.
S’assurer que vous pourrez respecter les exigences d’enregistrement ou de certification.
Certaines subventions exigent que vous ayez une certification ou un enregistrement au moment de l’attribution (ou même au moment de la demande). Par exemple, l’État de New York impose une préqualification via le New York State Financial System (SFS) avant de pouvoir postuler — un processus qui peut prendre deux semaines. De même, des programmes fédéraux (comme le Nonprofit Security Grant Program) exigent que les organismes à but non lucratif disposent d’un identifiant unique d’entité (UEI) avant l’attribution, ce qui peut prendre jusqu’à quatre semaines.
Connaitre ces exigences à l’avance vous permet de lancer les démarches en amont et d’éviter que votre demande soit disqualifiée pour non-conformité.
De la demande à l’attribution
Une fois la subvention obtenue, remerciez le bailleur et complétez rapidement les documents requis. Planifiez aussi une réunion de passation entre l’équipe ayant rédigé la demande et l’équipe de mise en œuvre, pour transmettre toutes les informations utiles. Le fait d’avoir anticipé les aspects liés à la gestion de la subvention en amont facilite grandement le démarrage du projet et permet à l’équipe d’agir efficacement dès la phase de mise en œuvre.
